Profissionalizar a gestão documental é a chave para o sucesso na administração condominial

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3 meses atrás

Comprovantes de pagamento, orçamentos, identificação dos condôminos, regulamento interno, atas de reuniões… Independente do seu porte, diariamente, a gestão de um condomínio é capaz de produzir incontáveis documentos – se você é síndico ou administrador de um empreendimento, sabe do que eu estou falando. Até porque dentre as diversas competências de um profissional desse ramo está a de zelar por esses e outros arquivos.

Como você tem lidado com toda essa importante papelada? Sejam elas relacionadas às áreas fiscal, tributária, trabalhista, financeira, entre outras, é sempre necessário implementar a tríade: organização, segurança e disponibilidade. Em caso das eventuais solicitações que possam ocorrer, sejam elas provenientes de uma simples prestação de contas, até um processo trabalhista movido por algum ex-funcionário, a documentação precisa estar ali disponível e com fácil acesso.

Há quem opte por deixar uma parte dos documentos em caixas no próprio prédio. Também existem aqueles que os acomodam com a administradora. Porém, será que em ambas as possibilidades há algum tipo de acesso restrito? E como manter tudo organizado frente ao cenário que apresentei no primeiro parágrafo? Nesses casos, não há escolha melhor do que terceirizar essa atividade à uma empresa profissional, pois ela garantirá a integridade dos documentos, além da facilidade na requisição sempre que houver necessidade.

Segundo a AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo), determinados arquivos físicos só podem ser descartados após 30 anos, como os casos da folha de pagamento e do GFIP. Outros devem ficar armazenados de forma permanente, como as atas de assembleia, orçamentos e contratos, plantas do condomínio etc. É um volume de informações junto a uma responsabilidade altíssimas.

Para trabalhar de maneira mais organizada e segura, não existe fórmula mágica, pois você só encontra tudo isso numa prestadora de serviços com know how e que seja atestada por certificados e por outros clientes.

Isso sem mencionar a questão da estrutura, que vejo como item primordial na hora de qualquer negociação. Minha experiência na área mostra que é necessário acomodar os arquivos em amplas, modernas e seguras instalações, projetadas exatamente para a prestação desse tipo de serviço. As caixas devem ser devidamente identificadas em um sistema com acesso via web, ficando disponíveis para consultas sempre que houver alguma necessidade.

Em resumo, a gestão documental é essencial em qualquer condomínio, pois além de auxiliar na organização e transparência garante o cumprimento de obrigações legais. Por aqui, já estamos ajudando a revolucionar a gestão de diversos condomínios e administradoras. O que falta para você?

*Por Patrícia Moreira, gerente comercial da New Space

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Amanda Accioli
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