Compliance nos Condomínios como forma de ajudar a gestão

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5 meses atrás

Cada vez mais condomínios estão buscando pela implementação de um programa de compliance. Mas será que basta implementar de modo “nu e cru” que tudo andará dentro das novas métricas? Sinto comunicar, mas não.

A grande questão é que esse método estratégico necessita de uma mudança de cultura e gestão dentro dos condomínios, e o ponto “gestão” chega a ser nevrálgico, pois muitos gestores condominiais e síndicos possuem receio de tocar nesse assunto, mas o que sabemos é que, cada vez mais há uma busca por uma gestão profissional, comprometida, legal e ética.

O ambiente condominial tem mudado rapidamente dia após dia, estamos vivenciando uma revolução ética na gestão condominial, onde procuramos respeitar valores e princípios a todo custo, afim de cultivar a melhor imagem que podemos em um universo cada vez mais competitivo. Nesse cenário a implementação do programa de compliance ganha uma importância estratégica. Vivemos hoje uma verdadeira revolução condominial!

Tudo isso aliado às descobertas de escândalos, desvios de dinheiro, uso indevido do poder nas instituições públicas e na esfera política que deixaram os horizontes nublados (e os ânimos alterados), começamos a trazer para o nosso ambiente condominial parâmetros comparativos destas situações que, infelizmente, se aplicam cada vez mais.

Nunca, como nos tempos atuais, os termos transparência, ética, anticorrupção, prestação de contas e “ficha limpa” foram tão comentados na pauta da grande mídia.

A grande especialista em compliance condominial, a Dra Társia Quilião lembra bem dos Princípios da Administração Pública para dentro deste texto: LIMPE – legalidade, imparcialidade, moralidade, publicidade e eficiência e com estes princípios na “boca do povo” todos começaram a prestar mais atenção à conduta nas empresas e a exigir transparência nas ações do mundo condominial.

Mas o que é Compliance?

Do inglês to comply, compliance significa agir em conformidade com uma regra ou um procedimento, pressupõe que algo está de acordo com as leis e os regulamentos/normas.

Alguns dos objetivos do compliance condominial é evitar desvio de verbas, fraudes, desfalques entre outros sérios problemas que podem ocorrer em um condomínio, promovendo além de tudo uma gestão ética e transparente.

Os síndicos que entenderem a importância da implementação deste compliance e levarem este modelo como modelo efetivo de seu trabalho, de agora em diante, entendo que estarão dez passos à frente de outros profissionais que ainda não se utilizam destes mecanismos. Trabalhar com compliance dentro dos condomínios é um grande diferencial (ainda) pois traz segurança, transparência e ética.

Mais do que uma atividade operacional, o compliance é uma estratégia para garantir que o condomínio, através do cumprimento da ética, esteja em conformidade com normas e leis, afinal quando tratamos de condomínios, estamos falando de um organismo vivo e alguns deles imensos e com suas particularidades fiscais, trabalhistas, contábeis, jurídicas, de RH, manutenção, em outras palavras, o síndico como gestor do condomínio, levando a estratégia do compliance para dentro deste organismo vivo estará dizendo com sua ação que ele, acima de qualquer outra pessoa, é quem mais deseja e quem mais busca por uma administração transparente, ética e eficiente. Não seria maravilhoso um mundo de condomínios geridos por síndicos que pensassem e agissem desta forma?

No universo chamado condomínio, existem funcionários, fornecedores, zeladores, gerentes prediais, fornecedores, condôminos, terceirizadas e o próprio síndico, e é inegável que todos estabelecem relações entre si, sujeitas à algumas “escorregadas” de condutas, como por exemplo, o suborno, que está em facilitar alguma coisa, impor alguma favorecimento pessoal, e não necessariamente um ato que envolve dinheiro, a realização de contrato frio, o desvio de recursos, cobrança indevidas ou ilegais (cobranças de valores extras, ou por pessoa que não tenha procuração para tal), entre muitas outras “escorregadas” infelizmente. São situações que podem ocorrer e não são raras. O compliance atua para evitar que o delito aconteça.

Mas quando falamos em implementação das estratégias de compliance, devemos lembrar acima de tudo que esta deverá ser realizada por uma equipe multidisciplinar devidamente capacitada e especializada no assunto para efetivar de fato o compliance. Posto isso, não tenho como não mencionar a importância de um escritório de advocacia multidisciplinar, que irá analisar o condomínio por todos os ângulos, realizando um verdadeiro mapeamento daquele condomínio juntamente com outros profissionais, como contadores e administradores.

Todos eles serão responsáveis por observar o condomínio, identificar falhas, sugerir correções, estudar e efetivar soluções, bem como criar maneiras de evitar a violação das leis, e tem o condão de analisar eventuais pontos que não estejam em conformidade com a legislação, normas e diretrizes condominiais.

Portanto, este é um movimento de todos e não só de uma pessoa daquele condomínio: é a intenção de todos em realizar e efetivar essa implantação, mas claro que o síndico é a figura “maior” nesse processo, afinal lembrem-se desta máxima: “o exemplo vem de cima”!

Vejo que hoje em dia, não basta mais aos síndicos serem honestos, eles realmente precisam dar mostras constantes e efetivas sobre esta honestidade através de processos transparentes, política ética e estruturada, e nisso o compliance “cai como uma luva”, pois ele atesta os procedimentos e auxilia em sua demonstração aos moradores.

Assim muitos condomínios através dos seus gestores, já estão buscando pelos departamentos específicos de compliance, com o objetivo de trazer mais eficiência e especialização ao trabalho dos funcionários, ao convívio dos moradores, à efetiva manutenção predial e eficiente gestão do condomínio como um todo. Desse modo, as tarefas não se confundem e fica mais fácil colocar as ações em prática.

Neste ínterim, alguns ainda podem confundir o compliance com auditoria, mas um difere totalmente do outro, se não vejamos:

Diferentemente de uma auditoria, cujo profissional analisa o histórico passado e presente das finanças e condutas de um condomínio, o compliance é um exercício diário de avaliação sobre os processos atuais e os que se pretende chegar no condomínio, e sempre em busca das melhores práticas para serem efetivadas dentro do âmbito condominial.

E isso vai de encontro ao dia a dia dentro deste grande organismo vivo: desde à solicitação de orçamentos com o objetivo de buscar as melhores condições, até as ações mais subjetivas, mas tão importantes quanto a tomada de preço, que é a ação pensada no coletivo, de maneira controlada, ética e transparente, e para isso não depende apenas de lei, devemos olhar como um todo, além de números, mas sim de valores éticos e morais.

E como deve ser sabido dos leitores, a auditoria é um exame sistemático das atividades desenvolvidas em determinada empresa ou setor, e no caso aqui, dentro dos condomínios, cujo objetivo é averiguar se elas estão de acordo com as disposições planejadas e estabelecidas previamente, se foram implementadas com eficácia e se estão adequadas.

Além disso, a implementação do Programa de Compliance também sugere e recomenda a criação de um canal interno de denúncias para que os colaboradores e qualquer pessoa que tenha vínculos com o condomínio possam fazer reclamações, denunciar situações que envolvem corrupção e noticiar casos de descumprimento das normas, sejam elas normas internas do condomínio (regimento interno e convenção), sejam normas federais.

Canais de Comunicação são imprescindíveis para realização de todo o trabalho, e sem esquecer que podem ser realizados por anônimos e assim poder relatar uma situação estranha ao processo implantado

A partir da comunicação do fato, a equipe de compliance poderá investigar o caso com mais precisão e avaliar a necessidade de intervir. Trata-se de uma estratégia bastante eficiente para garantir que as normas dentro do condomínio continuem sendo devidamente obedecidas.

Não basta que as regras de compliance sejam comunicadas verbalmente aos que fazem parte do condomínio, estas regras além de claras devem estar escritas, redigidas de forma inequívoca para ser repassada a todos; então após minuciosa avaliação sobre todos os aspectos do condomínio, redige-se o Manual de Boas Práticas, onde estarão organizadas as regras e políticas das condutas e que deverá ser direcionado aos vários públicos do condomínio, desde os funcionários até aos condôminos proprietários. E não esquecer: SÍNDICOS TAMBÉM DEVEM SE SUBTER ÀS REGRAS DO COMPLIANCE!

Porém, não mais importante, são os treinamentos à esta nova forma de gestão, afinal não adianta deixar tudo escrito, organizado, se aqueles para os quais elaboramos os procedimentos não sabem como agir ou trabalhar dentro dos novos procedimentos. Assim, deve haver treinamento constante e com reciclagens periódicas, permitindo assim que os problemas sejam minimizados.

Lembrando que o síndico precisa de engajamento de todos!

A criação de programas de compliance traz várias vantagens para a gestão mais eficiente dos condomínios. Confira alguns deles:

Evita o desvio de conduta no âmbito condominial

 O controle contínuo da equipe de compliance, a fim de avaliar a conformidade das práticas condominiais, é uma forma de inibir o desvio de conduta. Afinal, ao saber que há uma averiguação frequente das práticas internas, os colaboradores, líderes, gestores condôminos e moradores se tornam mais alertas e preocupados em seguir as determinações legais e normativas.

O desvio de conduta pode ser evitado por meio da introdução de treinamentos e programas de capacitação com os empregados e demais figuras da liderança. Assim, todos estarão conscientes de seu papel individual dentro do condomínio e saberão melhor como agir em conformidade com a lei para minimizar os riscos.

Garante a obediência aos princípios ligados à boa-fé, ética e honestidade

compliance promove a conscientização dos colaboradores, gestores condominiais e moradores do condomínio sobre a importância de manter a boa-fé, ética e honestidade em todas as atividades internas. Essa medida é uma forma de incentivar à todos para que as práticas legais e positivas estejam sendo devidamente cumpridas.

Preserva a imagem e a reputação do condomínio

O programa de compliance traz efeitos positivos para a reputação do condomínio, afinal ele será conhecido pela efetividade com que cuida do bem-estar de seus moradores e colaboradores e pelo compromisso com a lei. Desse modo, ela passa a ser bem visto perante o mercado, no bairro onde está localizado e consequentemente terá uma maior valorização patrimonial.

Proporciona mais motivação para os funcionários, colaboradores, condôminos e moradores

Nada melhor do que viver e/ou trabalhar em um ambiente onde você se sente acolhido e valorizado, não é mesmo? Nesse sentido, o compliance é uma grande vantagem, uma vez que ele melhora a qualidade de vida de todos daquele organismo vivo que se chama condomínio.

A implementação desse programa traz mais confiança aos moradores, sejam eles condôminos ou não, e incentivos aos funcionários e colaboradores, uma vez que eles se sentem mais valorizados e seguros

Não promove o surgimento de litígios trabalhistas, causa de grande desordem financeira condominial

O controle das operações e práticas trabalhistas por meio do compliance é uma ótima maneira de verificar a legalidade das atividades e evitar a violação dos direitos do trabalhador pelos gestores condominiais. Com isso, há menos chances de o empregado ter que recorrer ao Poder Judiciário para fazer valer os seus direitos. Caso contrário, é possível que o condomínio possa figurar como parte ré em demandas trabalhistas.

Impede perdas financeiras

O ajuizamento de ações judiciais implica gastos honorários advocatícios, custas processuais e serviços periciais, por exemplo. Além disso, caso o condomínio venha a ser condenado em sentença transitada em julgado, ele terá que arcar com o pagamento das verbas trabalhistas devidas aos funcionários e também por eventual indenização por danos morais, por exemplo.

Trata-se de um valor que pode ser alto e comprometer o orçamento do condomínio, especialmente dependendo da quantidade de trabalhadores.

Além disso, a gestão trabalhista, quando feita de forma inadequada, pode acabar negligenciando questões importantes referentes às relações entre empregado e empregador. Como consequência, isso pode acabar gerando passivos trabalhistas e previdenciários — que trazem perdas financeiras para o condomínio.

Mas ainda não são todos os síndicos e gestores condominiais que estão capacitados ao compliance, pois esta é uma prática recente; mesmo que o condomínio contrate um escritório especializado em compliance (que é a minha sugestão), o síndico deve buscar informação constante e buscar a capacitação através de cursos de preferência, pois eles trarão uma excelente bagagem de informações para os gestores condominiais.

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Laert Henriques
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